«Prévoyance Professionnelle Suisse» 09/21: Numérisation

Gestion efficace et sûre des données des collaborateurs

Les listes papier, les formulaires et les fastidieuses notifications écrites de mutations par l'employeur à l'institution de prévoyance – chez Helvetia c’est du passé, tout se fait numériquement, en ligne et à tout moment.

Quand une personne entre dans une entreprise ou la quitte, l'employeur doit en informer l'institution de prévoyance. Les ajustements de salaire doivent également être signalés à la caisse de pensions, généralement au début de chaque nouvelle année. D'autres informations et données importantes, telles que l'état civil ou l'adresse, doivent en outre être tenues à jour à tout moment car elles ont toutes un impact sur les prestations de l'assuré individuel. Cela engendre un travail administratif, que ce soit pour le service du personnel dans les grandes entreprises ou directement pour les propriétaires de petites entreprises.

Première offre en ligne en 2001

Helvetia a été l'une des premières compagnies d'assurance à simplifier et à rationaliser très tôt les processus administratifs fastidieux, sources d'erreurs fréquentes entre les employeurs et la caisse de pensions. Dès 2001, une plateforme technique a été mise à la disposition des entreprises clientes pour l'administration de la caisse de pensions, via laquelle les notifications nécessaires pouvaient être transmises par voie électronique. Au début, il s'agissait simplement d’un miroir du système d'administration de l'époque avec quelques premiers accès numériques, mais on était encore loin d'une application basée sur le web comme on les connaît aujourd'hui. C'est de ces modestes débuts qu’est issu LPPonline Helvetia. Dans la foulée de la numérisation, l'application originale a évolué au fil des ans pour devenir une plateforme moderne.

Développement en collaboration avec les clients

Les objectifs d'un tel portail en ligne sont toujours la simplification des processus, l'augmentation de l'efficacité et la réduction du travail et des coûts associés pour les entreprises assurées et leur caisse de pensions. Idéalement, le portail en ligne couvre tous les besoins des entreprises assurées en matière d'administration. Pour s'assurer que cet objectif puisse être atteint au cours du développement ultérieur, Helvetia a impliqué ses clients dans les différentes phases de développement. Au début, des enquêtes ont été menées pour recueillir les expériences des clients avec le portail en ligne existant. L'objectif était de savoir ce que les utilisateurs trouvaient gênant, ce qui leur manquait et ce qui pouvait être amélioré.

Il en est résulté un catalogue des exigences, une sorte de répertoire des besoins grâce auquel le portail a pu être développé de manière ciblée et par étapes. La mise en œuvre a été testée auprès de clients de différentes tailles et de différents secteurs. Les résultats obtenus ont été incorporés au fur et à mesure, apportant de nouvelles améliorations au système. Une grande importance a été globalement accordée aux performances et à la convivialité. Les technologies d'aujourd'hui ont enfin permis de concevoir un portail dont l'utilisation est facile et intuitive et qui s'explique de lui-même, tout en répondant aux exigences de stabilité, de rapidité et surtout, de sécurité.

Lancement du nouveau portail en 2019

Depuis 2019, la plateforme en ligne LPPonline Helvetia offre désormais à toutes les entreprises assurées un accès simple, stable et sécurisé à l’administration de leur caisse de pensions. L'application au design moderne est auto-explicative, les clients s'y retrouvent immédiatement. La preuve: le premier utilisateur a réalisé sa première mutation en un peu moins d'une minute, sans avoir à consulter un épais manuel d'utilisation et sans aucune formation. Cette efficacité profite finalement aux entreprises assurées, qui gagnent beaucoup de temps en utilisant la plateforme. Le portail élimine également la nécessité de se rendre à la poste : les documents peuvent être créés et téléchargés via la plateforme et sont directement disponibles.

Le système est opérationnel 24 heures sur 24. Cela signifie que les petites entreprises en particulier, mais aussi celles qui travaillent dans des fuseaux horaires différents, peuvent apporter des modifications à leur caisse de pensions au moment qui leur convient. Grâce à la connexion directe aux systèmes d'administration d'Helvetia, de nombreux processus se déroulent automatiquement, une intervention manuelle n'est nécessaire que dans de rares cas et le support technique est très peu sollicité. Le client peut créer, entretenir, mettre à jour et récupérer les données relatives à sa caisse de pensions de manière virtuelle, pour ainsi dire en libre-service. Tous les événements administratifs sont immédiatement visibles et traçables sur une base quotidienne. La protection des données est garantie à tout moment.

Une solution s'impose

Plusieurs milliers d'entreprises utilisent désormais le portail de manière régulière et indépendante. Les nouveaux clients avec une caisse de pensions sont rapidement convaincus des avantages de la plateforme en ligne et effectuent également leurs mutations via le portail. Ce succès montre que l'application est adaptée aux besoins des utilisateurs. Entre-temps, deux tiers de toutes les données administratives des assurés sont échangées en ligne.

En 2020, les avantages de l'administration en ligne se sont fait pleinement sentir. Malgré le coronavirus et le confinement, l'administration des caisses de pensions et le service aux clients et à leur personnel ont été garantis à tout moment.