Mitarbeiterdaten effizient und sicher administrieren
Tritt eine Person neu in ein Unternehmen ein oder verlässt sie dieses, muss der Arbeitgeber dies der Pensionskasse melden. Veränderungen bei den Gehältern müssen der Pensionskasse ebenfalls mitgeteilt werden, typischerweise jeweils zu Beginn des neuen Jahrs. Auch andere wichtige Informationen und Daten wie der Zivilstand oder die Adresse müssen jederzeit auf dem neusten Stand sein. Sie alle haben Auswirkungen auf die Leistungen der einzelnen Versicherten. Das führt zu administrativem Aufwand, sei es bei der Personalabteilung grösserer Unternehmen oder direkt bei den Firmeninhabern von kleineren Unternehmen.
Erstes Onlineangebot im Jahr 2001
Helvetia hat als eine der ersten Versicherungsgesellschaften früh damit begonnen, die aufwendigen und fehleranfälligen Administrativprozesse zwischen Arbeitgebern und Pensionskasse zu vereinfachen und schlanker zu gestalten. Bereits 2001 wurde den Firmenkunden für die Administration der Pensionskasse eine technische Plattform zur Verfügung gestellt, über die entsprechende Meldungen elektronisch übermittelt werden konnten. Das war in den Anfängen einfach der Spiegel des damaligen Verwaltungssystems mit ersten digitalen Zugriffen und noch weit weg von einer webbasierten Applikation im heutigen Sinn. Dennoch war dies die Geburtsstunde des heutigen Helvetia BVGonline. Im Zuge der Digitalisierung hat sich die ursprüngliche Applikation über die Jahre zu einer modernen Plattform weiterentwickelt.
Gemeinsam mit Kunden entwickelt
Ziele eines solchen Onlineportals sind immer die Vereinfachung von Prozessen, die Effizienzsteigerung und die damit einhergehende Reduktion von Aufwänden für die versicherten Unternehmen und die Pensionskasse. Idealerweise deckt das Onlineportal die Bedürfnisse der versicherten Unternehmen für die Administration ab. Damit dieses Ziel im Zuge der Weiterentwicklung erreicht werden konnte, hat Helvetia ihre Kunden in die verschiedenen Entwicklungsphasen einbezogen. Zu Beginn wurden mittels Umfragen die Erfahrungen der Kundschaft mit dem bestehenden Onlineportal gesammelt. Man wollte wissen, woran sich die Nutzer stören, was ihnen fehlt und wo sie Verbesserungsmöglichkeiten sehen.
Daraus entstand ein Anforderungskatalog mit Bedürfnissen, mit dem das Portal gezielt und schrittweise entwickelt werden konnte. Die Umsetzung wurde mit Kunden von unterschiedlicher Grösse und aus verschiedenen Branchen durchgetestet. Die daraus resultierenden Erkenntnisse flossen als weitere Verbesserungen in die Fertigstellung ein. Insgesamt wurde viel Wert auf Performance und Benutzerfreundlichkeit gelegt. Die heutigen Technologien ermöglichten es schliesslich, ein Portal zu gestalten, das einfach und intuitiv zu bedienen und selbsterklärend ist sowie den Anforderungen an Stabilität, Geschwindigkeit und insbesondere an die Sicherheit entspricht.
Lancierung des neuen Portals 2019
Seit 2019 bietet die Onlineplattform Helvetia BVGonline nun allen versicherten Unternehmen einen einfachen, stabilen und sicheren Zugang zur Pensionskassenadministration. Die Applikation präsentiert sich in einem modernen Design und ist selbsterklärend; der Kunde findet sich sofort zurecht. So erledigte beispielsweise der erste Nutzer seine erste Mutation in nur knapp einer Minute, ohne Blick in ein dickes Anwenderhandbuch und ganz ohne Schulung. Diese Effizienz kommt letztlich den versicherten Unternehmen zugute, die durch die Nutzung der Plattform viel Zeit gewinnen. Das Portal macht zudem den Gang zur Post überflüssig: Die Dokumente können über die Plattform erstellt und abgerufen werden und sind direkt verfügbar.
Das System steht rund um die Uhr zur Verfügung. Damit können vor allem kleinere Firmen, aber auch Unternehmen, die in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, ihre Mutationen bei ihrer Pensionskasse zum für sie passenden Zeitpunkt vornehmen. Dank direkter Anbindung an die Verwaltungssysteme von Helvetia laufen viele Prozesse automatisiert ab, ein manueller Eingriff ist nur in seltenen Fällen notwendig, der Supportaufwand sehr gering. Der Kunde kann seine für die Pensionskasse relevanten Daten quasi im Selbstbedienungsverfahren erstellen, pflegen, aktualisieren und abrufen. Alle vorgenommenen administrativen Vorfälle werden tagesaktuell und sofort sichtbar und nachvollziehbar. Der Datenschutz ist dabei jederzeit gewährleistet.
Eine Lösung etabliert sich
Mehrere tausend Unternehmen nutzen das Portal regelmässig und selbständig. Neue Pensionskassenkunden sind schnell von den Vorteilen der Onlineplattform überzeugt und tätigen ihre Mutationen ebenfalls über das Portal. Der Erfolg zeigt, dass die Applikation auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten ist. Mittlerweile erfolgt auf diese Weise bereits für zwei Drittel aller versicherten Personen der administrative Datenaustausch online.
Im Jahr 2020 kam der Nutzen der Online-Administration voll zum Tragen. Trotz Corona und Lockdown waren die Pensionskassenadministration und der Service für die Kunden und deren Personal jederzeit gewährleistet.